Congeria är en molnlösning för dokumenthantering. Du kan använda Chaos Desktop för att titta på och arbeta med dokument lagrade där.

Ansluta

I Chaos Desktop skapar du en anslutningskonfiguration till den Congeria-tjänst du vill ansluta till, därefter kan du i Chaos Desktop navigera bland dina Congeria-projekt.

Valv

När du ansluter till Congeria ser du de valv du har åtkomst till. I valven ligger alla projekt. Valv skapas av Congeria-administratören i webbgränssnittet. 

Projekt

Projekt har en uppsättning metatyper, dokumenttyper och behörigheter. I projekt kan du skapa mappar, dokument och även dokumentsamlingar.

Checka ut och in dokument

Det går att checka ut och in dokument. När ett dokument är utcheckat kan ej andra användare ändra i det, det är låst.

Versionshantering

Tidigare versioner av dokument sparas. Det går att titta på ett dokuments tidigare versioner. För att hantera versioner, gå till fliken versioner i filinformationsfönstret.

Kopiera dokument till Congeria

Det är enkelt att kopiera dokument mellan Congeria-projekt och lokalt projekt med CTRL + C och CTRL + V. Metadata följer med automatiskt vid kopiering om det lokala projektet har samma uppsättning metadata som projekt på Congeria. Det går att ta med länkade dokument och även filtillägg.

Egenskaper för dokument

Under Egenskaper kan du se vilken dokumenttyp ett dokument tillhör och även dess behörigheter. Här kan du även byta till en annan dokumenttyp. Det går ej att sätta behörigheter på dokument utan behörighet sätts på mappen och alla dokument i mappen får samma behörighet.

Länkar

Dokument i Congeria kan ha länkar till andra dokument. En länk i Congeria måste alltid peka på ett dokument. Om det inte finns ett dokument dit länken pekar så används ett reserverat dokument i dess ställe. Det går även att se vilka dokument som dokumentet ingår i direkt i dokumentfönstret under noden Ingår i.

Reserverat dokument

Ett reserverat dokument är ett dokument utan filinnehåll. En slags platshållare. Reserverade dokument skapas automatiskt upp vid behov. Till exempel när ett dokument med trasiga länkar (xr) kopieras från lokalt projekt till Congeria så skapas dessa trasiga länkar upp som länkar till reserverade dokument. Du kan inte ta bort ett reserverat dokument, det försvinner automatiskt när länken tagits bort.

 

Reserverade dokument skapas även automatiskt om du raderar ett dokument som ingår i en dokumentsamling. Dokumentet tas bort och ersätts med ett reserverat dokument. Däremot om du går till dokumentsamlingen och raderar dokumentet där, kommer länken tas bort men dokumentet blir kvar.

Synkronisera dokument och projektkonfiguration

Synkroniseringsfunktionen hanterar dokument, metadata, dokumenttyper, metatyper, historik, länkar och tilläggsfiler.

Skapa projekt på Congeria

Utifrån projektmallar kan du enkelt skapa nya projekt på Congeria.

Projektkonfiguration

Det går att ändra i projektkonfiguration för ett Congeria-projekt.

Hantera projektmallar på Congeria

Med Chaos Desktop kan du lägga upp nya projektmallar på Congeria och ändra i existerande.

Behörigheter för Congeria

Med Chaos Desktop kan du se aktuell behörighet för projekt och mappar. Dokument har samma behörighet som projektet eller mappen de ligger i.

Sökning på Congeria

Använd sökfunktionen för att söka efter dokument utifrån filnamn eller metadata. Behöver du göra mer avancerade sökningar kan du använda detaljerad sökning. Sökfunktionen finns på huvudmenyn under fliken Sök. Använd sökfunktionen för att söka efter dokument utifrån filnamn eller metadata. Den fungerar på samma sätt som sökning lokalt. 


När sökningen är klar visas sökresultatet i dokumentfönstret under Sök-ikonen i trädet. För dokument i Congeria finns möjlighet att titta på dokument i förhandsgranskningsfönstret. Det går även att checka in och ut dokument. 

Dokumentsamlingar

Du kan enkelt skapa dokumentsamlingar på Congeria på samma sätt som i ett lokalt projekt. Du kan synka dokumentsamlingar mellan Congeria och lokala projekt.

Papperskorg

När du raderar dokument läggs de i papperskorgen. Kontakta din systemadministratör för detaljer om hur länge de ligger kvar i papperskorgen.

Exportera till FM Access

För dokumentsamlingar kan du använda funktionen Exportera till FM Access för att skapa en zip-fil som sedan användas för att importera dokumenten till FM Access.

Utlåningsfunktion

För dokumentsamlingar finns en utlåningsfunktion. Det går att låna ut och återlämna. Påminnelser skickas vid angett datum.

Exportera valv

Använd denna funktion om du vill hämta ut alla dokument i valvet till lokal enhet.